When is a director personally liable?

As  a  director,  it  is  up  to  you  to  keep  a  finger  on  your  company’s  pulse  and  to  call  for  help  if  necessary.  Under  the  English  law,  if  your  company  is  deemed  to  be  insolvent,  and  wrongful  trading,  fraudulent  trading,  preference  payments,  transactions  at  an  undervalue  can  be  proven,  you  may  become  personally  liable.  This  may  include,  but  are  not  limited  to  the  following  actions:

•   issuing  cheques  when  it  is  clear  they  will  never  be  honoured;
•   incurring  credit  when  there  is  little  or  no  prospect  of  payment;
•   taking  customer  deposits  when  goods  or  services  will  not  be  supplied;
•   selling  goods  at  less  than  their  true  open  market  value.

Additionally,  liability  can  often  occur  when  personal  guarantees  have  been  given.  Bank  borrowings  and  lease  agreements  can  often  require  personal  guarantees.
 
What  happens  if  we  talk  about  the  Polish  company? 
 
As  a  director  of  a  Polish  company,  you  should  be  aware  that  there  are  rules  in  place  in  Poland  that  a  director  is  personally  liable  even  if  he  or  she  has  not  done  anything  wrong.  This  is  quite  unusual  solution  which  does  not  exist  in  other  jurisdictions.
 
According  to  Article  299  of  the  Commercial  Code,  directors  are  personally  liable  for  the  company’s  debts  if  the  execution  against  the  company  turns  out  to  be  ineffective.  So,  if  a  creditor  takes  the  company  to  court,  wins  the  case  and  then  tries  to  execute  the  judgement  against  the  company  but  the  company  has  no  assets,  then  the  creditor  is  allowed  to  sue  directors  for  the  entire  amount  of  the  company’s  debt  even  if  no  wrongful  trading  or  fraudulent  actions  were  involved.  Directors  become  liable  for  the  company’s  debts  automatically;  no  fault  or  wrongful  action  has  to  be  proven. 
 
The  directors  can  defend  themselves  only  if  they  can  prove  in  the  court  of  law  that  they  filed  a  timely  motion  for  insolvency  which  means  14  days  from  the  moment  when  the  company  becomes  technically  insolvent.  In  the  day-to-day  practice,  it  is  very  difficult  to  ascertain  the  exact  moment  when  the  company  is  becoming  insolvent.  There  could  be  some  receivables  which  are  not  paid  but  should  be  paid.  Sometimes  even  the  loss  of  major  client  may  trigger  insolvency.  The  entire  risk  in  this  respect  is  shifted  on  the  directors.  They  have  to  monitor  situation  and  be  ready  to  file  a  motion  for  insolvency  immediately  otherwise  they  will  become  personally  liable.
 
Is  there  any  way  to  avoid  this  liability  as  a  director  of  a  Polish  company?
 
In  practice,  the  answer  is  negative.  If  a  company  has  debts  and  directors  did  not  file  a  motion  for  insolvency  on  time,  it  is  very  likely  that  the  directors  will  be  held  liable  for  all  of  the  company’s  debts.  One  of  the  solution  to  improve  the  situation  is  to  divide  responsibilities  among  the  directors  so  that  each  of  them  is  responsible  only  for  his  or  her  particular  area.  For  instance:  one  person  deals  with  the  sales,  another  deals  with  the  production  and  the  third  one  deals  with  the  accounting  issues.  If  the  scope  of  responsibility  is  clearly  defined  and  the  director’s  actions  may  be  assigned  to  the  particular  area,  then  a  director  from  another  area  may  defend  himself  by  arguing  that  he  or  she  has  not  been  aware  of  the  company’s  situation  and  therefore  cannot  be  held  liable.
 
In  conclusion,  make  sure  you  know  your  company’s  financial  position.  If  in  doubt  and  you  think  your  company  could  be  heading  towards  insolvency,  seek  early,  professional  advice.