I compiti dei membri del consiglio di amministrazione (amministratori) durante Covid-19: quali azioni dovrebbero intraprendere ora i amministratori?

Quali sono i miei doveri come membro del consiglio di amministrazione e come cambiano in un momento di crisi economica?
 
I membri del consiglio di amministrazione aziendali (amministratori) sono soggetti a una vasta gamma di obblighi legali e contrattuali. Il dovere fondamentale è di promuovere il successo dell'azienda a beneficio dei suoi azionisti. Il consiglio di amministrazione è responsabile della gestione degli affari dell'azienda; prende le decisioni strategiche e operative della società; è anche responsabile di assicurare che la società soddisfi i propri obblighi legali. Per adempiere ai propri doveri, i membri del consiglio di amministrazione devono tenere conto di una serie di fattori che riflettono le aspettative di un ragionevole comportamento aziendale.
 
In questi difficili tempi, molte aziende si trovano ad affrontare un improvviso collasso totale o parziale della domanda e difficoltà finanziarie. I governi di tutto il mondo si stano affrettando ad annunciare un sostegno alle imprese senza precedenti, per evitare crisi di flusso di cassa. Il governo polacco sta inoltre adottando misure a sostegno delle imprese. Il 17 aprile 2020 la Polonia ha adottato il nuovo pacchetto anti-crisi (il cosiddetto Shield 2.0) che è composto da tre leggi:
 

• • la legge che modifica le specifiche norme giuridiche relative alla prevenzione, contromisura e alla lotta contro Covid-19, altre malattie infettive, le situazioni di crisi causate da esse e altre leggi;
  • la legge che modifica le specifiche norme giuridiche sul sistema delle istituzioni di sviluppo;
  • la legge che modifica alcune norme giuridiche relative al sistema sanitario connesso con la prevenzione, la contromisura e la lotta contro Covid-19.
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  Tuttavia, per alcune società questo potrebbe essere non sufficiente e l'impatto della crisi potrebbe minacciare la solvibilità della società. Il dovere di agire nel migliore interesse della società non include i creditori della società. Tuttavia, quando i membri del consiglio di amministrazione sanno che è molto probabile che la società diventi insolvente, il focus dei loro compiti deve spostarsi e quindi devono considerare anche gli interessi dei creditori della società.
   
  Una delle modifiche introdotte da Shield 2.0 è la sospensione per il periodo di 30 giorni della presentazione di una richiesta di fallimento in caso di insolvenza della società emersa durante lo stato di epidemia.
   
  Quali sono le implicazioni delle difficoltà finanziarie?
   
  Se una società non è in grado di soddisfare i requisiti del creditore, i requisiti di dipendenti, proprietari, fornitori o autorità fiscali, la società può essere "insolvente" sulla base dei flussi di cassa. Un'altra base per l'insolvenza è quando le attività non sono sufficienti a coprire le passività.
   
  Se la mia azienda è tecnicamente "insolvente", cosa devo fare?
   
  Prima di tutto, la società non dovrebbe interrompere le sue operazioni. Come indicato in precedenza, il dovere superiore del membro del consiglio di amministrazione è quello di agire nel migliore interesse della società, ma deve anche considerare l'interesse dei creditori. La cessazione improvvisa degli affari può essere estremamente dannosa per i creditori. Piuttosto, i membri del consiglio di amministrazione dovrebbero chiedere i consigli sulla pianificazione e sull'applicazione di una strategia di salvataggio, valutando costantemente se esiste una prospettiva ragionevole della società che evita la liquidazione.
   
  Allo stesso tempo, i membri del consiglio di amministrazione dovrebbero considerare se devono presentare una mozione per fallimento (per evitare la loro responsabilità personale per i debiti della società ed evitare la responsabilità penale per mancata applicazione). Attualmente, ai sensi dell'articolo 21 della legge sull'insolvenza, una richiesta di fallimento dovrebbe essere presentata entro e non oltre 30 giorni dal momento in cui la società diventa insolvente. Il pacchetto anticrisi introduce una nuova soluzione, che afferma che, il periodo di 30 giorni non inizia (o viene sospeso) se il motivo della insolvenza è Covid-19. Dopo l'epidemia, il periodo di 30 giorni scadrà di nuovo. Se l'insolvenza della società è emersa durante l’epidemia, si presume che sia stata causata dall'epidemia.
   
  La sospensione del periodo di 30 giorni per la presentazione di una richiesta di fallimento durante l'epidemia di Covid-19 è una buona pratica, ma non significa che i dirigenti possono essere totalmente sereni. Il problema più grande sarà come stabilire il momento esatto in cui la società è diventata insolvente. Questo problema è spesso una questione di dibattito. Per questo, i membri del consiglio di amministrazione dovrebbero essere ancora più cauti.
   
  In questa situazione, ho la responsabilità personale come membro del consiglio di amministrazione?
   
  Il membro del consiglio di amministrazione di una società polacca a responsabilità limitata, che non ha presentato istanza di fallimento entro 30 giorni dal momento in cui la società diventa insolvente, sarà ritenuto personalmente responsabile per i debiti della società, se l'esecuzione contro la società risulta inefficace. Questa responsabilità deriva dall'articolo 299 del Codice delle società commerciali il quale afferma che se l'esecuzione contro la società risulta inefficace, i membri del consiglio di amministrazione sono responsabili in solido per l’obblighi della società.
  Quindi, se l'esecuzione nei confronti della società si è rivelata inefficace, ciascun creditore della società è in grado di citare in giudizio il membro del consiglio di amministrazione singolarmente o in solido tutti i membri del consiglio di amministrazione della società per i debiti non pagati, con gli interessi e le spese processuali di esecuzione.
   
  Il membro del consiglio di amministrazione non sarà ritenuto responsabile per i debiti della società se può dimostrare di aver presentato una mozione di fallimento in tempo, ovvero entro e non oltre 30 giorni dal momento in cui la società diventa insolvente o che non ha presentato una mozione per il fallimento ma ha agito conformemente al pacchetto anticrisi.
   
  Quali passi posso prendere per proteggere la mia posizione?
   
  I membri del consiglio di amministrazione devono adottare le misure appropriate sia per proteggere la posizione della società sia per ridurre il rischio della loro responsabilità personale. Ogni creditore che non è in grado di eseguire l'esecuzione contro la società sarà in grado di citare in giudizio i membri del consiglio di amministrazione per i debiti della società.
   
  I passaggi che i membri del consiglio di amministrazione dovrebbero prendere in considerazione includono:
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  • • convocare le riunioni consiliari periodiche per rivedere la posizione della società
    • assicurare che i membri del consiglio di amministrazione ricevano regolarmente i dettagli completi e aggiornati sulla posizione commerciale e finanziaria della società
    • prendere l’appropriata consulenza legale e finanziaria
    • verificare se è disponibile il finanziamento del debito per alleviare i problemi di flusso di cassa
    • parlare con i creditori dell'azienda, per capire la loro posizione commerciale
    • redigere i bilanci regolari (se necessario) per stabilire la posizione della società
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    La strategia dei membri del consiglio di amministrazione è di agire onestamente nel migliore interesse dell'azienda, ma allo stesso tempo di considerare la propria posizione e ridurre il rischio di incorrere in responsabilità personale per i debiti dell'azienda.