Ważne zmiany w procedurze cywilnej

Od 3 lipca 2021 r. niemal wszystkie rozprawy w sprawach cywilnych będą prowadzone zdalnie, sądy będą orzekać w obu instancjach w składzie jednego sędziego, a sąd będzie dokonywał doręczeń profesjonalnym pełnomocnikom przez system informatyczny. Nowe zasady będą miały zastosowanie także do postępowań cywilnych, które są już w toku.
 
Z dniem 3 lipca br. wchodzi w życie ustawa z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 1090). Ustawa wprowadza powyższe zasady nie w samym Kodeksie postępowania cywilnego a poprzez nowelizację ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 1842, z późniejszymi zmianami). Kluczowe zmiany wprowadzono w art. 15zzs1 - 15zzs11 tej ustawy. Nowe zasady będą miały zastosowanie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich.
 
Nowe przepisy opierają się na zasadzie, że we wszystkich przypadkach, gdy jest to możliwe, rozprawy powinny być prowadzone na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku (posiedzenia zdalne). Sąd będzie mógł przeprowadzić posiedzenie w trybie stacjonarnym, tylko gdy będzie to konieczne i tylko jeżeli przeprowadzenie posiedzenia w budynku sądu nie wywoła nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób w nich uczestniczących. Do uznania sądu pozostawiono kiedy przeprowadzenie posiedzenia w trybie tradycyjnym będzie "konieczne". Należy oczekiwać, że przeprowadzenie tradycyjnej rozprawy będą wymagały sytuacje takie jak np. przeprowadzenie konfrontacji między świadkami, przesłuchanie świadka, któremu sąd lub strony planują okazywać materiał procesowy zgromadzony w aktach sprawy (choć praktyka pokazuje, że nawet takie czynności sądy niekiedy przeprowadzają na posiedzeniach zdalnych).
 
Osoby wezwane do sądu w celu złożenia zeznań w charakterze świadka powinny się upewnić czy rozprawa będzie odbywała się w trybie zdalnym czy stacjonarnym. Rozprawy zdalne prowadzone są w formie telekonferencji z wykorzystaniem popularnych komunikatorów służących do porozumiewania się na odległość, takich jak Microsoft Teams czy Cisco Webex. Choć świadek zeznaje poza budynkiem sądu, to powinien znajdować się w miejscu zgodnym z powagą wymiaru sprawiedliwości, jak np. w sali konferencyjnej czy w biurze, bez udziału osób trzecich. Świadek, który nie posiada warunków umożliwiających udział w posiedzeniu zdalnym poza budynkiem sądu, może poinformować o tym sąd na co najmniej 5 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia zdalnego. W takim wypadku świadkowi zostanie zapewnione odpowiednie pomieszczenie w budynku sądu.
 
Zgodnie z dotychczasową regułą sprawy w pierwszej instancji sąd rozpoznaje w składzie jednego sędziego, a w drugiej instancji w składzie trzech sędziów. Wyjątek stanowi część spraw z zakresu prawa pracy oraz ze stosunków rodzinnych, która jest w pierwszej instancji rozpoznawana w składzie jednego sędziego, jako przewodniczącego, i dwóch ławników.
 
Od 3 lipca 2021 r. wszystkie sprawy w pierwszej i drugiej instancji sąd będzie rozpoznawał w składzie jednego sędziego. W drodze wyjątku, prezes sądu będzie mógł zarządzić rozpoznanie sprawy w składzie trzech sędziów, jeżeli uzna to za wskazane ze względu na szczególną zawiłość lub precedensowy charakter sprawy.
 
Sprawy, które przed 3 lipca 2021 r. sąd rozpoznawał w składzie innym niż jednego sędziego, w dalszym ciągu będą prowadzone przez tego sędziego, któremu sprawa została przydzielona jako referentowi.
 
Istotną zmianą dla profesjonalnych pełnomocników (adwokatów, radców prawnych oraz rzeczników patentowych) jest zmiana sposobu doręczeń pism sądowych, w tym m.in. orzeczeń, zawiadomień i wezwań. Począwszy od 3 lipca 2021 r. pisma te nie będą już doręczane przez operatora pocztowego, a jedynie będą umieszczane w tzw. portalu informacyjnym (dla sądów apelacji warszawskiej https://portal.waw.sa.gov.pl/). Sąd będzie mógł odstąpić od tej formy doręczenia, jeżeli doręczenie nie będzie możliwe ze względu na charakter pisma. Nowy tryb doręczeń nie będzie miał również zastosowania do pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu (np. odpowiedź na pozew powinna zostać doręczona w sposób dotychczasowy, przez operatora pocztowego). Datą doręczenia będzie data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym. Rygor ten obowiązuje wszystkich adwokatów i radców prawnych, w tym tzw. in-house lawyers.
 
W pierwszym piśmie procesowym wnoszonym przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego należy podać adres poczty elektronicznej i numer telefonu przeznaczone do kontaktu z sądem. Obowiązek podania adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu dotyczy również spraw będących już w toku. W tych sprawach, w pierwszym piśmie procesowym wnoszonym po 3 lipca 2021 r. należy podać adres poczty elektronicznej i numer telefonu przeznaczone do kontaktu z sądem. Niewykonanie tego obowiązku będzie stanowiło brak formalny pisma.