Planowana nowelizacja ustawy o PIP – co czeka pracodawców w 2026 r.?

W związku z planowaną nowelizacją ustawy o PIP, przewidzianą od 1 stycznia 2026 r., inspektorzy będą mogli prowadzić kontrole zgodności zatrudnienia również w trybie zdalnym. Wymaga to od pracodawców nie tylko uporządkowanej, ale także elektronicznej wersji dokumentacji, gotowej do przekazania kontrolerom w trybie online.
 
Aby przygotować się na kontrole PIP od 2026 r. należy podjąć następujące kroki:
 

1. Przeprowadzić audyt wewnętrzny dokumentacji kadrowej, w tym umów o pracę i cywilnoprawnych, list płac, ewidencji czasu pracy oraz dokumentów BHP, aby wykryć i usunąć ewentualne błędy przed kontrolą, a także jednoznacznie ocenić charakter zawartych umów o dzieło bądź umów typu B2B w kontekście pracy pracowniczej.

           

• Niezależność organizacji pracy
  W umowie o pracę pracownik wykonuje pracę w określonym czasie i miejscu, pod kierownictwem pracodawcy, z zachowaniem podporządkowania służbowego. W umowie B2B wykonawca sam decyduje o czasie, miejscu i sposobie wykonania zleconych zadań, a także może korzystać z podwykonawców.

 

• Charakter stosunku prawnego
  Umowa o pracę podlega Kodeksowi pracy, zapewniając prawa takie jak minimalne wynagrodzenie, urlop wypoczynkowy, zwolnienia lekarskie. Umowa B2B to umowa cywilnoprawna regulowana przez Kodeks cywilny, bez tych świadczeń.

 

• Obowiązek osobistego wykonania pracy
  W umowie o pracę pracownik musi osobiście wykonywać obowiązki. W B2B możliwe jest zlecanie realizacji usług innym (podwykonawcom).

 

• Sposób rozliczania i opłacania składek
  Przy umowie o pracę pracodawca odprowadza składki ZUS i zaliczki na podatek. W umowie B2B, wykonawca sam rozlicza się z urzędem skarbowym i z ZUS-em.

   

2. Sprawdzić zgodność wszystkich działań firmy z Kodeksem pracy, przepisami ZUS oraz zasadami BHP, zwracając szczególną uwagę na zasady zatrudnienia i prawidłowość zgłoszeń oraz opłacania składek.

 

3. Przygotować pracowników odpowiedzialnych za kontakty z inspektorem, szkoląc ich w zakresie udzielania odpowiedzi i udostępniania wymaganych dokumentów.

 

4. Uporządkować akta osobowe, zestawienia płac, ewidencję czasu pracy, dokumentację technologiczną oraz zapewnić dostęp inspektorowi do obiektów i urządzeń w firmie.

 

5. Wprowadzić system monitorowania zgodności wymiaru czasu pracy z rzeczywistymi wypłatami oraz legalności zatrudnienia, w tym dokumentacji cudzoziemców, jeśli tacy są zatrudnieni.

 

6. Przygotować się do kontroli zdalnej: nowelizacja ma pozwolić PIP na przeprowadzanie kontroli w trybie zdalnym, dlatego rekomendowane jest wdrożenie systemów do udostępniania dokumentów online oraz cyfrowej ewidencji dokumentacji.

 
Nowe uprawnienia PIP będą wiązały się także z analizą ryzyka przy wyborze firm do kontroli, co oznacza, że firmy o niskim ryzyku mogą zostać wyłączone z nadmiernych kontroli. Warto więc zadbać o pełną zgodność z przepisami, aby obniżyć ryzyko kontroli.