PIP: Ryzyko Przekształcenia Umów B2B oraz Umów Cywilnoprawnych w Umowy o Pracę

Od lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyskuje uprawnienia do przekształcania umów cywilnoprawnych (w tym kontraktów B2B) w umowy o pracę, jeśli stwierdzi, że ich treść i sposób realizacji noszą cechy stosunku pracy. Oznacza to, że inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję administracyjną, zmieniającą B2B lub umowę zlecenia/o dzieło w umowę o pracę, jeżeli w toku kontroli ustali:

- podporządkowanie,
- stałe godziny,
- sprawowanie kontroli sposobu i terminu wykonywania zadania przez wykonawcę oraz
- integrację wykonawcy z organizacją pracodawcy.

Decyduje stan faktyczny ustalony w toku kontroli, nie sama nazwa umowy. PIP będzie stosowała orzecznictwo Sądu Najwyższego do ustalenia, czy istnieje autentyczna relacja zatrudnienia, nawet jeśli strony nazwały ją inaczej.
 
Na co trzeba zwrócić uwagę?

Według nowego podejścia do przepisów prawa pracy, następujące elementy mogą wskazywać na istnienie stosunku pracy:

• Podporządkowanie i wydawanie poleceń: jeśli firma wydaje szczegółowe, wiążące polecenia dotyczące sposobu i terminu wykonywania pracy, a wykonawca ma niewielki wpływ na sposób realizacji zadania, może to wskazywać na stosunek podporządkowania.
• Stałe lub sztywne godziny pracy: wymaganie od wykonawcy pracy w określonym czasie, zgodnie z grafikiem firmy, lub pozostawanie w dyspozycji w stałych godzinach to klasyczny model zbliżony do zatrudnienia.
• Kontrola nad organizacją i wykonywaniem pracy: określanie miejsca pracy, narzędzi, procedur, terminów oraz standardów wykonania, a także częste monitorowanie lub nadzór, mogą wskazywać na brak autentycznej samodzielności.
• Integracja z organizacją pracodawcy: traktowanie wykonawcy jak członka wewnętrznego zespołu, np. poprzez przyznanie adresu e-mail, dostępu do wewnętrznych systemów, udział w wewnętrznych spotkaniach, ocenach wydajności lub działaniach integracyjnych, wzmacnia wrażenie relacji podobnej do zatrudnienia.
• Brak ryzyka biznesowego: osoba niezależna zazwyczaj ponosi pewne ryzyko gospodarcze, np. własne koszty, możliwość zysku lub straty, obsługę wielu klientów, podczas gdy wykonawca działający na z góry określonych zasadach dla jednego zleceniodawcy takiego ryzyka nie ponosi, co może wskazywać na stosunek podporządkowania.

 
Co powinni zrobić teraz pracodawcy w Polsce?

1. Należy dokonać analizy wszystkich umów B2B i cywilnoprawnych z wykonawcami
Należy przygotować listę wszystkich umów B2B i cywilnoprawnych (w tym umów zlecenia i umów o dzieło) i ocenić czy relacja z wykonawcami polega na niezależności i braku podporzadkowania. Należy ustalić, czy wykonawca:

• posiada własną strukturę biznesową,
• świadczy usługi dla innych klientów,
• ponosi własne koszty i ryzyka, oraz
• może samodzielnie wykonywać zadania wg swojego harmonogramu pracy.

 
Jeśli w większości przepadków odpowiedź brzmi „nie” lub „raczej nie”, układ ten prawdopodobnie zostanie uznany za „ukryte zatrudnienie”.

2. Należy zidentyfikować elementy i wzory charakterystyczne dla stosunków pracowniczych
Należy ustalić, w jaki sposób wykonawcy realizują swoje zadania w firmie. Należy zwrócić uwagę na:

• wewnętrzne zarządzenia i polecenia wydawane wykonawcy.
• stałe harmonogramy związane z funkcjonowaniem firmy.
• narzędzia lub sprzęt zapewniany przez firmę, takie jak laptopy, licencje oprogramowania, dostęp do wewnętrznych platform lub obowiązkowa obecność w biurze firmy.
• brak ryzyka biznesowego: osoba niezależna zazwyczaj ponosi pewne ryzyko gospodarcze, np. własne koszty, możliwość zysku lub straty, obsługę wielu klientów, podczas gdy wykonawca działający na z góry określonych zasadach dla jednego zleceniodawcy takiego ryzyka nie ponosi, co może wskazywać na stosunek podporządkowania.

 
Jeśli kilka z tych wzorców występuje jednocześnie, układ ten prawdopodobnie zostanie uznany za stosunek pracy.

3. Należy zmodyfikować umowy i regulaminy służbowe
Dokonanie zmian w istniejących umowach wymaga czasu, dlatego lepiej działać teraz, niż po kontroli.

Należy dokonać zmian w umowach, aby podkreślić:

• organizacyjną niezależność wykonawcy,
• charakter działania zorientowany na rezultat,
• ryzyko biznesowe wykonawcy i orientację na wielu klientów.

 
Przeprojektuj wzorce pracy:

• unikaj narzucania stałych godzin, obowiązkowej obecności lub sztywnych wewnętrznych procedur,
• zapewnij elastyczność w sposobie i miejscu wykonywania pracy, o ile jest to operacyjnie możliwe.

 
Przebuduj raportowanie i integrację:

• ogranicz udział wykonawcy w wewnętrznych procesach HR,
• unikaj traktowania ich jak części wewnętrznego zespołu w zakresie zarządzania wydajnością lub nadzoru dyscyplinarnego.

 
Podsumowanie
Nowa ustawa stawia polskich pracodawców w trudnej sytuacji. Od lipca 2026 r. inspektorzy PIP będą upoważnieni do wydania decyzji administracyjnej o przekształceniu umowy B2B, umowy zlecenia lub umowy o dzieło w umowę o pracę. Pracodawcy będą mogli zaskarżyć tę decyzję wyłącznie do sądu pracy. Jeśli sąd stwierdzi podporządkowanie, stałe godziny pracy, kontrolę nad sposobem i terminem wykonywania zadań oraz integrację wykonawcy z organizacją pracodawcy, podtrzyma decyzję inspektora PIP o przekształceniu.
 
Lipcowy termin 2026 r. jest już blisko – nie ma czasu do stracenia. Firmy powinny działać natychmiast. W niektórych przypadkach jedynym bezpiecznym rozwiązaniem będzie przejście wykonawcy na umowę o pracę i zaakceptowanie związanych z tym kosztów, zamiast ryzykować przekształcenie.
 
Woźniak Legal dysponuje wiedzą i doświadczeniem w sprawach pracowniczych, aby pomóc Państwu odnieść sukces. Nasz zespół poprowadzi Państwa przez każdy etap - od audytów klasyfikacji wykonawców po przygotowanie nowych dokumentów - minimalizując ryzyka, takie jak przeoczone zobowiązania czy przeszkody regulacyjne, i wykrywając ukryte problemy.
 
Nasz kontakt: office@wozniaklegal.com lub bezpośrednio: grzegorz.wozniak@wozniaklegal.com.